Je inschrijven als zelfstandige of ZZP-er in Spanje

Inschrijven als je niet in Spanje factureert

De verplichting je in te schrijven als zelfstandige als je vanuit Spanje werkt, bestaat ongeacht van het land waar je factureert. Er gaan online nogal wat verhalen de ronde dat als je meer dan X% in Nederland of België factureert, je jezelf niet in Spanje in hoeft te schrijven als zelfstandige. Dat klopt niet. Als je in Spanje woont en inkomsten ontvangt als zelfstandige, ben je wettelijk verplicht je in Spanje in te schrijven.

Dit is een vergissing die veel mensen maken. Ze informeren zich goed in Nederland of België hoe het daar geregeld is als je vanuit het buitenland factureert. Als je in Spanje (fiscaal) resident bent, is dit echter niet op jou van toepassing. Je valt dan onder de Spaanse wet, ook als je klanten zich buiten Spanje bevinden. En de Spaanse wet is hier erg duidelijk in.

Hoe en waar schrijf je je in

De inschrijving als zelfstandige in Spanje doe je niet bij de Kamer van Koophandel, zoals in Nederland, en ook bestaat er geen Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) zoals in Vlaanderen.

Je inschrijving in Spanje is effectief als je bij de belastingdienst (hacienda) ingeschreven staat als zelfstandige. Maximaal 60 dagen eerder moet je je inschrijven bij de Seguridad Social, de sociale zekerheid of volksverzekeringen. Voor deze inschrijvingen heb je een NIE nodig. De residencia of “groene NIE” is voor deze inschrijvingen zelf niet direct nodig. Er wordt wel van je verwacht dat je die binnen een paar maanden na de inschrijving regelt.

Na deze inschrijvingen kan het zijn dat je jezelf ook nog bij de gemeente en het regionale bestuur moet melden, vooral als je een ruimte opent of personeel in dienst neemt.

Je kan proberen jezelf in te schrijven. Maar het is verstandig hier ondersteuning bij te zoeken. Niet alleen is het een vrij ingewikkelde procedure waarin je de nodige documenten moet kunnen tonen en aan moet vragen. Als je iets verkeerd doet bij inschrijving, wat zo maar kan gebeuren omdat het nogal complexe formulieren zijn, kan dat jaren later nog leiden tot allerlei vorderingen en boetes.

Je zou je in kunnen laten schrijven door een gestor, die je daarna ook je boeken en belastingen laat doen. Ook voor die aangiftes geldt dat als er iets verkeerd is gegaan, je daar vaak pas te laat achter komt, en er dan behoorlijk wat extra kosten aan verbonden zijn.

Hacienda, de belastingdienst

Na de inschrijving bij de Seguridad Social moet je jezelf ook als zelfstandige of autónomo/-a inschrijven bij de belastingdienst in Spanje. Dat doe je door middel van formulier modelo 036. Het modelo 037 is daar een verkorte versie van, maar dat is niet geschikt om daarna in Nederland of België te factureren. Daarvoor moet je jezelf namelijk inschrijven in het “register van intracommunitaire transacties” of registro de transacciones intracomunitarias en dat gaat alleen met modelo 036. Ook voor dit formulier geldt overigens dat de kleinste fout jaren laten kan leiden tot grote gevolgen.

Als zelfstandige betaal je in Spanje belasting over al je inkomsten wereldwijd. Let op: dat betekent niet per definitie dat je in een ander land helemaal geen belasting betaalt als je daar factureert. Afhankelijk van het type dienst dat wordt verleend, kan een ander land bronbelasting toepassen. Dit gebeurt meestal bij bepaalde specifieke inkomsten, zoals royalty’s, dividenden of rente. Voor standaard diensten ben je meestal geen bronbelasting verschuldigd.

Zakelijke klanten in het buitenland kunnen vragen te factureren met BTW verlegd. BTW verlegd betekent dat bij internationale zakelijke transacties binnen de EU de verantwoordelijkheid voor het afdragen van de BTW verschuift van de verkoper naar de koper. Als zelfstandige in Spanje factureer je dus zonder BTW aan je klant in een ander EU-land, en de klant draagt zelf de BTW af in zijn eigen land.